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個人情報保護方針

• 個人情報保護方針

• 株式会社 ベストパートナー 代表取締役　宮本 裕志

  1.個人情報の保護についての考え方

  当社では、お客様及び当社の事業活動に関わるすべての方々(株主様、役員、従業員等の 当社業務従事者を含み、以下総称して「ご本人様」といいます)の個人情報が、 個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます)並びに個人の 人格尊重(プライバシー保護)の理念の下に適正かつ慎重に取り扱われるべきものであり、 法令遵守のみならず、個人の権利利益と密接に関わるものであるという認識に基づき、 個人情報の取扱いに際して以下の事項を誓約いたします。

  1. 個人情報保護法、同法についての経済産業分野におけるガイドライン、 その他の関係法令等を遵守するとともに、一般に公正妥当と認められる個人情報の 取扱いに関する慣行に準拠し、適切に取扱います。また、管理体制や規定等を定期的、 継続的かつ柔軟に見直し、法制等の変化に合わせ、適時適切に管理体制を改善し、 個人情報保護に努めます。
  2. 個人情報の取扱いに関する規程を明確にし、従業員等に周知徹底いたします。 また、取引先等に対しても適切に個人情報を取扱うように要請いたします。
  3. 個人情報の取得に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、 その利用目的に従って個人情報を取扱います。
  4. 個人情報を取扱うにあたっては、原則として利用目的に必要な範囲内で保存期間を定め 適切に管理をいたします。
  5. 個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止するため、必要な対策を講じて適切な管理を 行います。
  6. 保有する個人情報について、ご本人様からの開示、訂正、削除、利用停止の依頼を 所定の窓口でお受けし、誠意をもって対応いたします。

  2.事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取扱いに関すること

  当社は、当社が遂行する各事業において取得した個人情報につき、 下記の目的で利用いたします。また、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を提供することがありますが、 この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱いに関する契約を締結し、 適切な監督を実施いたします

  1. 利用目的
     1. 個人情報を取扱うOA機器事業、TM事業、SHOP事業、CRM事業及びインターネット事業 （以下「当社事業※注1」といいます。)における商品・サービスの提供及び これらに関するアフターサービスの提供
     2. 当社事業その他に関する各種料金の請求収納及び債権保全
     3. 当社事業に関する新商品・新サービスの検討、開発及びこれらに関する情報のご案内
     4. 当社事業における営業・勧誘方法の研修及び適正化のための従業員教育
     5. 当社事業に関する市場調査その他の調査研究
     6. 懸賞及びキャンペーン等の情報ご案内
     7. 経営分析のための統計数値作成及び分析結果の利用
     8. 個人情報保護法に基づく開示請求等への対応、並びに個人情報の取扱いに関する 監視及び監査
     9. CSR(企業の社会的責任)に関する活動
     10. 取引先との契約関係の管理
     11. 株主の管理 ・会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため ・株主としての地位に対し、当社から各種便宜を供与するため ・株主と当社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を 円滑にするための各種の方策を実施するため ・各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等
     12. 従業員等の雇用(採用を含みます)及び人事管理
     13. 従業員等の福利厚生(従業員持株会、福利厚生会等の案内及び運営管理を含みます)
     14. 施設及び機器の管理
     15. 下記8記載の共同利用
     16. その他、前各号に係る業務の遂行上必要な範囲

  3.第三者への開示・提供

  当社は、本方針に記載した業務委託先等への提供の場合、 本方針に基づき共同利用する場合及び以下のいずれかに該当する場合を除き、 個人情報を第三者へ開示または提供いたしません。

  1. ご本人様の同意がある場合
  3. 統計的なデータなどご本人様を識別することができない状態で開示・提供する場合
  4. 法令に基づき開示・提供を求められた場合
  5. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、 ご本人様の同意を得ることが困難である場合
  6. 国または地方公共団体等が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある 場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす おそれがある場合。

  4．開示の手続

  当社の保有個人データに関して、ご本人様がご自身の情報の開示を希望される場合には、 お申し出いただいた方がご本人様であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で、 原則として書面により回答いたします。なお、法令等により開示の申し出には応じられない 場合があります。

  5．訂正・削除等

  当社の保有個人データに関して、ご本人様の情報について訂正、追加または削除を希望される 場合には、お申し出いただいた方がご本人様であることを確認したうえで、事実と異なる内容が ある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をいたします。

  6．利用停止・消去

  当社の保有個人データに関して、ご本人様の情報の利用停止または消去を希望される場合で、 以下の事項(以下「違反事項」といいます)のいずれか一つに該当する場合には、 お申し出いただいた方がご本人様であることを確認したうえで、原則として違反事項を 解消するに合理的な期間及び範囲で利用停止または消去いたします。

  2. 当社が、ご本人様の同意なく本方針の2に記載の利用目的の範囲を超えて 個人情報を利用したとき
  3. 当社が、当該個人情報を違法または不正な方法で取得したとき
  4. 当社が、不正に第三者に個人情報を開示したとき

  ※なお、上記5及び6に関し、当社の保有個人データの一部または全部を削除、利用停止または 消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、 ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。また、労働基準法等、法令に基づき 保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出には応じられない場合が あります。

  7.開示等の受付方法・窓口

  当社の保有個人データに関する、上記4.5.6.のお申し出及びその他の個人情報に関する お問合せは、以下の方法にて受付いたします。なお、この受付方法によらない開示等の ご請求には応じられない場合がありますので、ご了承ください。

  1. 受付手続き
     下記の宛先に電話でお申込ください。受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げますが、下記によりご本人様(または代理人の方)であることの確認をしたうえで、原則として書面により回答いたします。また、お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。 ≪受付の方法・窓口≫
     　 個人情報受付窓口 住所:東京都豊島区西池袋2-29-16 光ビル2号6F
     電話:0120-933-138（無料）
     受付時間は、平日の午前9時から午後5時まで (土日祝祭日及び8月11日から8月17日まで、12月28日から1月4日までを除きます)と させていただきます。
     【開示手続き申込み書のダウンロード】
     左記ファイルは、開示申込書です。 記入方法と開示手続きの注意点も記載されていますので、よくお読みの上、 申請をお願い致します。
     【ADOBE READERのダウンロード】
     PDFをご覧いただくためにはADOBE READERが必要となります。 お持ちでない場合は、左記からダウンロードしてください。
     
     ≪ご本人様確認の方法≫
     　 ■ご本人様からのお申込の場合
     　 ご本人様であることの確認のために、以下の情報をご提出いただきます。
     ○電話口での確認方法
     　 氏名・住所・電話番号・生年月日等の当社ご登録情報の確認
     ○申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの
     　 運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証の写しの 　 いずれか1つと現住所を確認できる書類(住民票の写し、公共料金の請求書等)
     　 ■代理人の方からのお申込の場合
     　 ○申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの
     　 代理人であることを示す委任状、委任状に押印されたご本人様の印鑑の 　 印鑑証明書、代理人の方の本人確認書類(ご本人様からのお申込に準じます) ※なお、ご提出いただいた証明書類等につきましては返却いたしません。
  2. 手数料
     開示等のご請求に対し、当社からの回答を郵送の方法によって行う場合は、 1件につき430円(郵送・簡易書留代)をご負担いただきます。 申込書類に430円分の郵便切手をご同封ください。なお、過分にいただいた場合でも、 差額は返却いたしませんのでご了承ください。

  8.個人情報の共同利用について

  当社は、当社が取得した個人情報を共同で利用させていただくことがございます。

  1. 共同利用する個人情報の項目
     　 当社が遂行する各事業で取得した個人情報、商品の購入履歴、 サービスの利用申込み履歴及び電話又は訪問した際にお客様よりヒヤリングした商品又は サービスの利用状況
  2. 共同利用する者の範囲
     　 当社の子会社、関連会社、関係会社
     　 主な共同利用者
     （株）HBB
     
  3. 共同利用する目的
     1. 共同利用者の取り扱う商品情報等の各種情報の郵便、電子メール、ファクシミリ、
     電話及び訪問による提供、案内
     2. 共同利用者が取り扱う商品への問い合わせに対するサポート対応
     3. 共同利用者が取り扱う商品を購入又は申込みいただいた際の確認
     4. 共同利用者が取り扱う商品の企画、開発、販売のためのアンケート等の調査および分析
     5. お客様が共同利用者に申し込みされた又は共同利用者から購入された商品等を提供
     

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